E-mailinstellingen
Facturen, offertes, herinneringen en andere documenten versturen kan op verschillende manieren. Wil je weten hoe, lees dan verder op deze pagina.
Jouw e-mail instellen?
Ga naar 'Instellingen' > 'E-mail' en duid aan op welke wijze jij jouw e-mails wil gaan versturen door een van de opties aan te vinken.
Hieronder leggen wij uit welke mogelijkheden beschikbaar zijn en lees je welke verzendwijze bij jou en jouw bedrijf het beste past.
Verzendwijze instellen
Doorzendadres
Via een doorzendadres verstuur je e-mails vanuit een e-mailadres via ons platform. Dit is de eenvoudigste optie en je hoeft hiervoor geen verdere stappen te ondernemen. Jouw klant ontvangt e-mails vanuit het “Doorzendadres”, dewelke jij kan aanpassen door een eigen naam in te vullen bij het doorzendadres. Bij voorkeur vul je het doorzendadres aan met jouw naam of de naam van jouw onderneming. Indien jouw klant per mail een reactie verstuurt op de doorgestuurde facturen wordt deze doorgestuurd naar het e-mailadres die terug te vinden is bij “Antwoorden terugsturen naar”. Het e-mailadres kan afwijken van het e-mailadres van de gebruiker waarmee jij je aanmeldt.
Eigen e-mailadres (DNS)
Verzend e-mails met jouw eigen e-mailadres. Om te verzenden vanuit een eigen e-mailadres moet je over een e-mailadres met eigen domeinnaam beschikken en moet je de *DNS-records van jouw domein kunnen aanpassen. Na invullen van het eigen e-mailadres moet je deze activeren door op "Controleer en activeer" te klikken en de instructies te volgen.
Je zal zien dat je bovenstaande 3 DNS records moet toevoegen aan jou domein. Hiervoor spreek je het beste jouw domeinbeheerder, webbeheerder of IT verantwoordelijke aan.
*DNS:
DNS staat voor "Domain Name System". Het is een systeem waarmee je verbinding kan maken met websites door menselijk leesbare domeinnamen (zoals eenvoudigfactureren.be) te koppelen aan de unieke ID van de server waarop een website is opgeslagen.
Zie het DNS-systeem als het telefoonboek van het internet. Het vermeldt domeinnamen met hun overeenkomstige identificatoren, IP-adressen genaamd, in plaats van de namen van mensen met hun telefoonnummers. Wanneer een gebruiker een domeinnaam zoals eenvoudigfactureren.be invoert op zijn apparaat, wordt het IP-adres opgezocht en wordt de gebruiker verbonden met de fysieke locatie waar die website is opgeslagen.
Eigen mailbox (SMTP)
Om e-mails vanuit jouw eigen mailbox/mailserver te verzenden, gebruik je deze optie en geef jij de SMTP-gegevens van jouw mailserver op inclusief gebruiker en wachtwoord. Deze gegevens worden gebruikt om te connecteren naar jouw mailserver en van hieruit de e-mails door te sturen. Na activeren van deze optie kan jij een test-factuur versturen om te controleren of de opgegeven SMTP-gegevens geldig zijn.
Eigen mailbox (GMail)
Eigen mailbox (Outlook)
Verzend e-mails vanuit jouw Outlook Hotmail, live en Microsoft365 account. Om deze optie te gebruiken wordt een koppeling opgezet tussen Outlook en onze software. Deze verzendwijze is te prefereren boven SMTP als je Outlook gebruikt.