Er zijn verschillende documenten beschikbaar die kunnen worden toegevoegd bij de herinnering. Het standaard documenttype kan worden aangepast via “Instellingen” > “Herinneringen”. Tijdens verzending van de herinnering kan je nog steeds aanpassen wel type document je wenst toe te voegen.
Tip! Een afdrukvoorbeeld van een herinnering kan worden opgevraagd door bij het verzenden van een herinnering de “Afdrukken” tab te openen en onderaan op de knop “Afdrukvoorbeeld” te klikken (blauwe knop).
Duplicaat factuur
Een kopie van de factuur wordt meegegeven met vermelding dat het om een duplicaat gaat. Dit is het standaard document dat wordt meegezonden bij een herinnering.
Herinneringsdocument
Een herinneringsdocument bevat alle gegevens van de factuur maar een begeleidende tekst wordt boven de factuurtabel meegegeven. In deze begeleidende tekst wordt de klant aangemaand om de betaling uit te voeren. Deze begeleidende tekst kan je aanpassen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
De begeleidende tekst kan variabelen bevatten en kan via worden geformatteerd.
Samenvattingsdocument
Een samenvattingsdocument geeft een overzicht van het totaal te betalen per factuur. Via een samenvattingsdocument kan één herinnering worden verzonden voor verschillende openstaande facturen met een samenvattingstabel waarbij per lijn een openstaande factuur wordt vermeld.
Net zoals bij een herinneringsdocument wordt er een begeleidende tekst boven de tabel geplaatst. Deze begeleidende tekst kunt je aanpassen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
De begeleidende tekst kan variabelen bevatten en kan via worden geformatteerd.
Daarnaast kan je bij de instellingen bepalen of alle openstaande facturen steeds worden toegevoegd of enkel de achterstallige facturen. Verzend u een herinnering voor een factuur dan worden andere openstaande/achterstallige facturen automatisch opgezocht en toegevoegd aan het document.
Alternatief kan je de facturen die je wenst toe te voegen manueel selecteren in het factuuroverzicht en de facturen van de herinnering zo bepalen. Selecteer hiervoor “Enkel geselecteerde facturen toevoegen” bij “Selectie facturen”. Zie hieronder bij “Meerdere herinneringen verzenden” om een herinnering voor meerdere facturen te verzenden.
Opgelet! Enkel facturen van dezelfde klantgegevens en met dezelfde layout, taal en munt kunnen op hetzelfde samenvattingsdocument worden geplaatst.
Je kan een alternatieve layout gebruiken bij het verzenden van een samenvattingsdocument. Selecteer hiervoor de gewenste layout bij de instellingen.
De kolommen van de tabel van een samenvattingsdocument worden bepaald via de layout-editor. Zo kan je kiezen welke kolommen worden afgedrukt en in welke volgorde deze worden toegevoegd.