Met abonnementen maak je periodiek facturen aan. Zo kan je de aanmaak van wederkerende facturen automatiseren. Na aanmaak van de factuur verzend je deze automatisch naar de klant (optioneel).
Abonnement aanmaken
Abonnementen zijn enkel beschikbaar met een Professional-pakket of hoger. Om een abonnement toe te voegen activeer je eerst de module “Abonnementen” via de Modules-pagina. Na activatie vind je het nieuwe onderdeel Abonnementen terug.
Frequentie
Aanmaken van een abonnement verloopt gelijkaardig aan het aanmaken van een factuur. Bijkomend zijn opties voorzien om de frequentie en optionele einde van het abonnement in te stellen.
Een abonnement heeft een “Volgende uitvoeringsdatum”. Op deze datum wordt de volgende factuur voor het abonnement aangemaakt, deze datum is bij aanmaak van de factuur dan ook de factuurdatum. Na generatie van de factuur wordt de “Volgende uitvoeringsdatum” aangepast naar de daaropvolgende datum volgens de ingestelde frequentie.
Je kan enkel de datum van de uitvoering instellen, het is niet mogelijk om het tijdstip van de generatie van de factuur in te stellen. Facturen worden elke dag automatisch gegenereerd tussen 9u en 12u. De uitvoeringsdatum kan ook (beperkt) in het verleden liggen, in dit geval wordt de eerste factuur de volgende dag aangemaakt. De datum van de eerste factuur zal in dit geval gelijk zijn aan datum van aanmaak factuur en dus niet samenvallen met de uitvoeringsdatum.
Als frequentie kan er aantal dagen, weken, maanden of jaren worden ingesteld. Op basis van deze frequentie wordt de volgende uitvoeringsdatum bepaald.
De uitvoeringsdatum kan ook op het einde van de maand worden ingesteld. Indien de frequentie op maand- of jaarbasis wordt ingesteld zal de uitvoeringsdatum steeds op het einde van de maand blijven vallen. Ook als het aantal dagen van de maand verschilt, de uitvoeringsdatum plakt hierbij als het ware aan het einde van de maand.
Het einde van het abonnement kan optioneel worden ingesteld door ofwel het aantal keer in te stellen dat een factuur kan worden aangemaakt ofwel door de laatste datum in te stellen waarop een factuur mag worden aangemaakt. Op het einde van het abonnement wordt de status automatisch aangepast naar “Afgelopen”.
Een abonnement kan al dan niet tijdelijk worden uitgeschakeld door deze te pauzeren. Voor een gepauzeerd abonnement worden geen factuur meer aangemaakt.
Abonnement in bulk aanmaken
Om meerdere abonnementen in één keer aan te maken, kan je vanuit Excel een export maken.
Zorg voor volgende kolommen:
- klantennaam
- datum
- omschrijving
- bedrag
en importeer het Excel bestand in onze software.
Ga hiervoor naar 'abonnementen' > meer acties > importeren uit Excel, selecteer het bestand en sluit af met 'inlezen bestand'.
De tool detecteert automatisch welke kolommen er beschikbaar zijn. Wanneer alle waarden juist staan klik dan vervolgens op 'volgende' en controleer alle gegevens.
Alle lijnen vanuit het Excelbestand worden door de software herkend en alle data worden automatisch toegevoegd.
Bij 'algemeen' kan je ook de frequentie van het aantal uitvoeringen selecteren. Klik vervolgens op 'abonnement aanmaken'.
In het overzicht zie je nu alle aangemaakte abonnementen staan.
