Vanuit het platform kan je jouw facturen en offertes rechtstreeks doorsturen naar jouw klanten. Zo is het nog eenvoudiger om documenten door te sturen en op te volgen.
Om een factuur, offerte of andere document per e-mail te verzenden kan je het document in kwestie openen en bovenaan klikken op 
of vanuit het overzicht open je het 
-menu en klik je op Verzenden.
Er wordt een pop-up getoond waarlangs je de gewenste ontvanger kan selecteren en eventueel een aangepast onderwerp of begeleidende tekst kan meegeven. De standaard teksten kan je ingeven in de Instellingen.
Vanuit het factuuroverzicht kan je ook meerdere facturen selecteren en deze in één keer verzenden naar de klanten. Elke factuur worden steeds met een afzonderlijke e-mail verzonden.
Na het verzenden krijg je in de tijdslijn onderaan de factuur een vermelding van de verstuurde e-mail alsook de status.
De status van de verzonden mail kan zijn:
- In verzending: De mail is onderweg en moet nog worden afgeleverd.
- Verzonden: De mail werd correct afgeleverd in de mailbox.
- Gelezen: De mail werd geopend in de mailbox. Je bent dus zeker dat de mail correct is toegekomen.
- Foutief: De mail kon niet worden afgeleverd. Indien meer informatie beschikbaar kan je deze bekijken door met de muis over de status te gaan.
- Onbekend: Het was niet mogelijk om de status van de mail te bepalen.
Wat is het verschil tussen Verzonden en Gelezen?
Beide statussen bevestigen een correct afgeleverde mail.
De status Gelezen gaat een stapje verder dan Verzonden doordat er op het moment dat jouw klant de mail effectief opent een signaal wordt teruggestuurd naar ons waardoor we weten dat de mail werd gelezen. Dit signaal wordt teruggestuurd doordat er een kleine afbeelding aan de mail werd toegevoegd. Echter zijn er heel wat e-mailapplicaties die standaard deze afbeelding niet tonen, pas wanneer de gebruiker klikt op ‘Toon afbeeldingen voor deze e-mail’ wordt de afbeelding getoond en wordt er dus een signaal teruggestuurd.
De status Verzonden hoeft je dus niet te zien alsof de e-mail nog niet werd gelezen maar bij de status Gelezen kan je wel met zekerheid vaststellen dat de mail werd gelezen.
Om een mail in status Gelezen te krijgen moet de optie “Controleer of de e-mail geopend wordt door de ontvanger” aangevinkt zijn in “Instellingen > E-mail instellingen”. Deze optie is niet beschikbaar indien je hebt gekozen voor “Eigen mailbox (SMTP)” als verzendmethode.
De status van een verzonden e-mail wordt onmiddellijk en automatisch bijgewerkt met de laatste status. Optioneel kan je ook de laatste status ophalen door op de “Status bijwerken”-knop te klikken. Het is in de tijd slechts beperkt mogelijk om de laatste status van een verzonden e-mail op te halen (ca. 25 dagen).
Daarnaast heb je ook nog volgende opties ter beschikking:
- Klik op
om een nieuw e-mailadres voor jouw klant toe te voegen. - Klik op
om één of meerdere bijlages toe te voegen. Je kan tot 10 bijlages toevoegen waarbij een bijlage maximaal 5MB groot kan zijn en de totaalgrootte van alle bijlages niet groter zijn dan 25 MB. Om grotere bijlages te versturen raden we aan om jouw bijlages afzonderlijk te versturen langs de website www.wetransfer.com. - Klik op
om jouw factuur te versturen als PDF-bestand, UBL-bestand of PDF+UBL-bestand. Standaard wordt een factuur als PDF-bestand verstuurd. - Klik op
om een andere e-mail tekst te selecteren. E-mail teksten zijn vooraf ingestelde teksten die je via de Instellingen kan aanpassen. Zie E-mail teksten voor een overzicht van de standaard e-mail teksten en vertalingen naar Frans en Engels.