Door een lay-out in te stellen, bepaal je het uiterlijk van afgedrukte facturen, offertes en andere documenten. Een professioneel ogende lay-out is belangrijk om een goede indruk achter te laten bij jouw klanten.
Om aan de slag te gaan met je eerste lay-out, kun je deze eenvoudig aanmaken via het onderdeel Layouts in het menu.
Layout-editor
In de layout-editor kun je eenvoudig het ontwerp en de opmaak van jouw facturen aanpassen. Voeg een logo of achtergrond toe, pas de positie van elementen aan, en kies uit verschillende formaten.
Wil je een nieuwe layout toevoegen? Klik op aanmaken, geef een naam op, en selecteer een template als startpunt.
Algemeen
De algemene instellingen van de lay-out bieden de mogelijkheid om het lettertype, de tekstgrootte en formaten aan te passen. Hier kun je ook de naam van de lay-out opgeven en selecteren voor welke documenten deze als standaardlay-out moet worden gebruikt, zoals facturen, offertes of leveringsbonnen.
Voorblad
Het voorblad wordt als een aparte pagina aan het begin van het document toegevoegd. Dit is vooral handig wanneer je een begeleidend document wilt meesturen samen met de factuur.
Achtergrond
Je kunt een afbeelding of PDF-bestand instellen als achtergrond (briefpapier). Dit kan vaste bedrijfsgegevens of een voetnoot bevatten en loopt van boven tot onder de pagina, ongeacht marges. Voor een volledige pagina moet de afbeelding 2572x1818 pixels zijn of een PDF op A4-formaat (210x297 mm). Bij grotere bestanden wordt niet alles weergegeven.
Wil je een hoofding beschermen tegen overschrijvingen? Stel dan de "Hoogte hoofding" in. Om de achtergrond op elke pagina te herhalen, vink je "Herhalen op elke pagina" aan.
Bij PDF-bestanden met meerdere pagina’s worden extra pagina’s alleen gebruikt als de factuur meerdere pagina’s bevat. Bij "Herhalen op elke pagina" geldt dat alleen de eerste pagina als achtergrond voor de eerste factuurpagina wordt gebruikt; verdere pagina’s worden herhaald.
Gebruik je voorafgedrukt briefpapier? Vink "Afdrukken langs printer steeds op briefpapier" aan. Zo verschijnt de achtergrond bij een PDF-download, maar niet bij een printerafdruk. Wil je tijdens afdrukken kiezen tussen PDF of printer, stel dit in via **Instellingen > Geavanceerd of activeer de module Dropbox / Google Drive.
Logo
Je kunt een eigen logo toevoegen op de positie Links, Rechts of Gecentreerd (boven).
De maximale afmetingen van het logo hangen af van de gekozen positie. Te grote afbeeldingen worden automatisch verkleind, maar de bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 300 KB om de PDF-bestanden compact te houden.
Wil je ruimte boven het logo? Voeg dan open ruimte toe via de instellingen. Als je het logo naar links of rechts wilt verschuiven, kun je dit het beste doen door open ruimte in de afbeelding zelf te verwerken.
Titel
De titel van het document, zoals "factuur", kan worden geplaatst op de positie links of rechts.
Je kunt het formaat, de positie en de tekstgrootte van de titel aanpassen.
Om een aangepaste titel te gebruiken, selecteer je "aangepaste titel" en voer je een eigen titel in, bijvoorbeeld door "bestelbon" te vervangen door "overeenkomst". De nieuwe titel wordt alleen zichtbaar bij het afdrukken van het document.
Klantgegevens
De titel van het document, zoals "factuur", kan worden geplaatst op de positie "links" of "rechts".
Je kunt het formaat, de positie en de tekstgrootte van de titel aanpassen.
Om een aangepaste titel te gebruiken, selecteer je "aangepaste titel" en voer je een eigen titel in, bijvoorbeeld door "bestelbon" te vervangen door "overeenkomst". De nieuwe titel wordt alleen zichtbaar bij het afdrukken van het document.
Verzendadres & werfadres
Het verzend en werfadres van de klant kan op de layout worden geplaatst met de positie "links" of "rechts".
Je kunt de exacte positie en tekstgrootte instellen en kiezen welke velden worden afgedrukt.
Standaard wordt het land van de klant alleen weergegeven als deze zich buiten België bevindt. Als je het land altijd wilt afdrukken, kun je het veld "land" aanvinken.
Bedrijfsgegevens
De bedrijfsgegevens kunnen op de layout worden geplaatst op de positie "links" of "rechts".
Je kunt de exacte positie en tekstgrootte aanpassen en selecteren welke velden worden weergegeven. Extra bedrijfsgegevens kun je toevoegen via "contactgegevens".
Tip: Wil je de bedrijfsgegevens in een andere volgorde plaatsen? Vink de bestaande velden uit en voeg ze opnieuw toe in de gewenste volgorde via "contactgegevens".
Documentgegevens
De documentgegevens, zoals factuurnummer, datum en vervaldatum, kunnen worden geplaatst op "links", "rechts" of "gecentreerd (onder)".
Voor de optie "gecentreerd (onder)" moet het lijsttype op "kolommen" worden ingesteld.
Het formaat waarin de gegevens worden weergegeven, bepaal je via het lijsttype. Elke lijsttype biedt andere instelmogelijkheden. Het is handig om de opties te bekijken en met de "voorbeeld"-knop het resultaat te controleren.
De namen van de velden kunnen worden aangepast via de "detail"-knop per veld.
Let op: velden zoals "nummer" en "datum" zijn wettelijk verplicht op een factuur en kun je beter niet uitschakelen.
Tabel
De factuurtabel met de factuurlijnen bevindt zich altijd onder de voorgaande blokken op de positie "tabel".
Het formaat van de hoofding, de factuurlijnen en het totaal kan afzonderlijk worden ingesteld. Bekijk de opties en gebruik de "voorbeeld"-knop om het resultaat te controleren.
De minimumgrootte van de tabel stel je in via "minimum aantal lijnen". Houd hierbij rekening met voldoende ruimte onderaan voor de factuurnotitie, zodat deze niet op een volgende pagina terechtkomt.
De kolommen en hun volgorde kun je instellen, waarbij de kolombreedte automatisch wordt aangepast op basis van de overige kolommen. De uitlijning en titel van een kolom kun je aanpassen via de "detail"-knop.
Let op: bij leveringsbonnen gelden automatische beperkingen. Kolommen zoals "bedrag", "totaal" en "btw-tarief" worden niet opgenomen. De "aantal"-kolom wordt verplicht en de kolommen "omschrijving" en "artikel" worden vooraan geplaatst.
Wil je geen totalen afdrukken, bijvoorbeeld bij offertes of leveringsbonnen? Maak dan een aparte layout aan specifiek voor dat documenttype.
Tabel samenvattingsdocument
Bij het verzenden van een herinnering met een samenvattingsdocument, waarin een overzicht van alle achterstallige facturen wordt weergegeven, wordt een alternatieve tabel gebruikt.
Je kunt selecteren welke kolommen worden weergegeven en de volgorde van deze kolommen aanpassen. Zo stel je de tabel volledig af op jouw voorkeuren.
Handtekening
Activeer het handtekening-blok om een “Handtekening voor akkoord” of “Handtekening voor ontvangst” toe te voegen aan de layout. Dit is vooral van toepassing bij documenten zoals offertes, bestelbonnen of leveringsbonnen.
Het handtekening-blok wordt steeds onderaan, na de factuurnotitie, geplaatst. Deze kan zowel links, rechts of beide worden geplaatst.
Notitie
Het notitieblok is bedoeld voor veelgebruikte teksten die je standaard wilt toevoegen aan documenten. De tekst wordt weergegeven net onder de tabel en kan automatisch worden toegevoegd aan elk document dat deze layout als standaard gebruikt.
QR-code
De QR-code kan worden ingesteld voor verschillende betalingsopties, zoals POM, Payconiq, EPC of Mollie.
Je kunt de positie van de QR-code aanpassen en kiezen uit "links", "rechts" of "gecentreerd" op de pagina, afhankelijk van jouw voorkeur en lay-out. Hiermee bied je klanten een eenvoudige en snelle manier om de factuur te betalen.
Handtekening
Voor offertes en bevestigingen is vaak een handtekening nodig voor akkoord. Je kunt hiervoor een handtekeningblok toevoegen aan de layout, zodat je document eenvoudig kan worden ondertekend.
Voettekst
Als je een extra opmerking wilt plaatsen die vaak terugkomt, kun je deze opnemen in de voettekst. Zo wordt de opmerking automatisch toegevoegd aan elk document met deze layout.
Voorwaarden
Via voorwaarden voeg je automatisch algemene voorwaarden of verkoopsvoorwaarden toe als extra pagina aan het document.
De voorwaarden kunnen worden toegevoegd als tekst of als pdf-bestand. Een pdf wordt integraal aan het document toegevoegd, zodat je volledige controle hebt over de lay-out van de voorwaardepagina.
Bij tekst kun je het formaat aanpassen of de tekst in kolommen verdelen. Bekijk hiervoor de opties onder formattering.
Wil je de voorwaarden recto-verso afdrukken? Ze worden als extra pagina in het pdf-bestand opgenomen. Voor recto-verso kun je het pdf-bestand tweezijdig afdrukken, mits je printer deze optie ondersteunt.
Labels
Je kunt de labels van velden aanpassen als je specifieke benamingen wilt gebruiken. We raden echter aan om de standaardbenamingen te behouden, omdat deze de algemene norm volgen en herkenbaar zijn voor de meeste klanten.
Geavanceerd
We vinden een persoonlijke touch belangrijk. Daarom kun je via geavanceerde instellingen jouw eigen CSS toevoegen om de layout net dat beetje extra te geven.
Om je wegwijs te maken in de aanpasbare classes, verwijs ik je graag naar het artikel 'X'. Hier vind je een overzicht van alle beschikbare classes en hoe je ze kunt gebruiken.
