Pour améliorer votre expérience et gagner du temps, vous pouvez utiliser le module Signature en ligne.
Cette fonction vous permet de signer facilement en ligne des devis, des bons de commande et des factures. Gagnez du temps et simplifiez le processus d'approbation, aussi bien pour vos clients que pour vous-même.
Activez la signature en ligne.
Activez d'abord le module de Signature en ligne via la page des modules. Une fois activé, vous êtes prêt à commencer.
Maintenant, vous pouvez sélectionner les documents pour lesquels vous souhaitez utiliser une signature en ligne dans la fenêtre des paramètres. Ajoutez le texte du lien de signature par défaut.
Lors de la signature en ligne, un lien est ajouté au texte de l'e-mail. Grâce à ce lien, le client peut apposer sa signature sur le document. Vous pouvez personnaliser le lien de signature via Paramètres > E-mail > Texte de l'e-mail.
Le lien de signature peut également être ajouté manuellement en incluant la variable %signature-link%. Si vous envoyez maintenant un devis, votre client recevra également automatiquement un lien pour apposer sa signature
Qu'est-ce que le client voit?
Le client reçoit dans sa boîte de réception le document avec le lien de signature, sur lequel il peut cliquer pour ouvrir le document et le signer. Si le devis (ou tout autre document) est modifié après avoir été envoyé au client, le lien de signature devient invalide et doit être renvoyé. Un seul signature peut être placée pour un lien de signature, mais si le document est envoyé à plusieurs adresses e-mail, chaque destinataire recevra un lien de signature séparé et pourra signer le document.
Lorsque la page est ouverte, le client est invité à donner son consentement pour partager sa localisation, ce qui est important pour connaître la localisation du client lors de la signature. Ensuite, le client est invité à entrer son nom et sa fonction (le cas échéant, pour une entreprise). Le client peut choisir s'il souhaite saisir sa signature par texte ou la dessiner avec la souris.
Si le client ne souhaite pas accepter le document ou s'il contient une erreur, il a également la possibilité de refuser le document en cliquant sur le bouton "rejeter".
Que se passe-t-il après la signature ?
Après la signature, vous et votre client recevez un e-mail avec le document signé.
Dans la vue d'ensemble, vous trouverez une icône de signature pour voir rapidement quels documents ont été signés. De plus, le statut du devis passe automatiquement de "en attente" à "accepté" dès que le client le signe.
Vous recevez également une notification dès que le client a signé, pour vous tenir informé. Accédez aux paramètres de notification pour modifier cela ou pour recevoir une notification par e-mail.
Information via la chronologie
À travers la timeline du document, vous pouvez retrouver quand le document a été envoyé pour signature, quand le client l'a ouvert pour la première fois, et où, quand et par qui la signature a été effectuée.
