Transmettre les factures à votre comptable
Vos factures peuvent être saisies directement dans la comptabilité d'Exact Online. De cette façon, vous n'avez plus à transférer manuellement vos factures.
Vous pouvez envoyer une facture individuellement ou en groupes par période ou vous pouvez également faire envoyer les factures automatiquement.
Attention! Une facture ne peut être transmise qu'une seule fois. Une fois envoyée, vous pouvez toujours apporter des modifications à votre facture, mais vous devrez les transmettre manuellement à votre comptable.
Nouveau client ou client existant
Lorsqu'une facture est envoyée, il est d'abord déterminé si le client auquel la facture est liée existe déjà dans Exact Online.
Si aucun client n'est trouvé dans Exact Online, un nouveau client est créé, sinon la facture du client existant est ajoutée.
Si un client existant est utilisé, les données client dans Exact Online ne seront pas automatiquement mises à jour si des données telles que l'adresse ne correspondent plus.
Si un client dans Exact Online a été précédemment créé à partir de notre logiciel, la nouvelle facture sera toujours envoyée à ce client. Cependant, si le client a été ajouté dans Exact Online d'une manière différente, le client peut être recherché en fonction du numéro de client, du numéro de TVA ou du nom. Cela peut être défini lors de la configuration du lien.
Si le client existe déjà dans Exact Online mais qu'il a un statut incorrect (par exemple, uniquement en tant que fournisseur ou prospect), le message d'erreur « Invalide : Client (type) » s'affichera. Pour éliminer cette erreur, vous devrez activer le client dans Exact Online en tant que client.
Transférer séparément
Om een factuur afzonderlijk door te sturen open je de factuur in kwestie en klik je op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Après l'envoie d'une facture, vous recevrez une notification dans le calendrier au bas de la facture. De cette façon, vous pouvez vérifier si une facture a déjà été transmise.
Envoyer en vrac
Pour transférer une série de factures en groupe, accédez à l'aperçu des factures et cliquez sur Plus d'actions > Envoyer au comptable.
Sélectionnez la période à partir de laquelle vous souhaitez transférer les factures. Seules les factures qui n'ont pas encore été transférées seront sélectionnées.
Confirmez la transmission en cliquant sur "Confirmer la transmission".
Pendant le processus de transmission, certaines validations sont effectuées pour votre facture. Il est donc possible qu'une facture contienne des données incorrectes et doive être corrigée. Vous recevrez un message par facture si celle-ci a été transmise correctement ou pas.
Les envois des 30 derniers jours sont suivis et peuvent être consultés sur la même page.
Cela signifie que vous pouvez toujours voir quelles factures ont été transmises correctement.
Transfert automatique
Pour transférer automatiquement les factures vers Exact Online, cliquez sur « Envoyer au comptable » via « Envoyer au comptable » et activez cette option.
A l'heure fixée, les factures qui n'ont pas encore été envoyées sont transmises en groupe. En bas de la page, vous trouverez les factures qui ont été transmises. Même si vous activez l'option de transfert automatique, vous pouvez toujours transférer manuellement les factures en utilisant l'une des méthodes ci-dessus.
Les factures prêtes sont toujours transmises la nuit en fonction de l'heure fixée :
- Quotidien : tous les jours
- Hebdomadaire : tous les lundis matin
- Mensuel : premier jour du mois
- Trimestriel : premier jour du trimestre (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre)
Selon le statut de la facture, la facture sera jointe à l'expédition :
- Toujours : apportez toujours la facture avec vous
- Après 3 jours : 3 jours après la création de la facture (et 3 jours après la date de la facture)
- Après 7 jours : 7 jours après la création de la facture (et 7 jours après la date de la facture)
- Déjà imprimée : la facture a déjà été imprimée ou envoyée au client ou a déjà été payée en totalité
- Déjà envoyée au client : la facture a déjà été envoyée au client ou a déjà été payée en totalité
- Déjà payé : La facture a déjà été payée en totalité
Pour éviter que d'anciennes factures ne soient incluses, saisissez la date de facturation la plus ancienne pouvant être incluse via "Uniquement avec date de facture ou ultérieure".
Cochez l'option "Réessayer automatiquement les envois ayant échoué" si vous souhaitez que ceux-ci soient automatiquement renvoyés quotidiennement jusqu'à ce qu'ils aient tous été envoyés. Un aperçu des transactions envoyées/non envoyées se trouve sous "Envois récents".