To send an invoice (or other document) via email, you include an accompanying text. This allows you to further explain the reason for the invoice to your customer.
You can choose from a selection of standard texts using the purple button.
Standard Dutch-language email templates are provided by default. If you work with clients who speak different languages, you can add different accompanying texts per language. You can add these new texts as new email templates via "Settings" > "Email Settings" > "Email Texts".
Here are the provided standard email texts along with their French and English translations. You can use these as new email texts or as a basis and customize them as needed.
Documents (invoices, credit notes, etc.)
Nederlands
Beste %client-name-attention%,
In bijlage vindt u uw %document-type% terug.
Met vriendelijke groeten.
Frans
Bonjour %client-name-attention%,
En annexe, vous trouverez votre facture.
Cordialement.
Engels
Dear %client-name-attention%
Please find attached your invoice.
Best regards
Reminderds
Nederlands
Beste %client-name-attention%,
Wij willen u erop wijzen dat de betalingstermijn van onze %document-type% met %document-type%nummer %document-number% en vervaldatum %due-date% verstreken is. Helaas hebben wij nog geen betaling van u mogen ontvangen. Wellicht is de %document-type% aan uw aandacht ontsnapt.
Wij verzoeken u het openstaande bedrag van %total-remaining% binnen 7 dagen aan ons over te maken. Wij hebben een kopie van de betreffende %document-type% meegestuurd.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard negeren.
Met vriendelijke groeten,
%sender-name%
Frans
Monsieur, Madame,
Nous attirons votre attention sur le fait que le délai de paiement de notre facture avec numéro %document-number% et date d’échéange %due-date% a été expiré. Malheureusement, nous n’avons pas encore reçu votre paiement. Peut-être que la facture a échappé à votre attention.
Nous vous prions de nous transférer le solde de %total-remaining% dans un délai de 7 jours. Nous avons envoyé une copie de la facture concernant.
Si le montant a été transféré entre-temps, vous pouvez bien sûr ignorer cet e-mail.
Bien cordialement,
%sender-name%
Engels
Dear %client-name-attention%
Please note that the payment term of our invoice with invoice number %document-number% and expiration date %due-date% has expired. Unfortunately, we have not yet received payment from you. Perhaps the invoice has escaped your attention.
We request you to pay the remaining %total-remaining% within 7 days. A copy of the invoice has been added in attachment.
If you already made the payment you can ignore this e-mail.
Best regards,
%sender-name%
Second reminder
Nederlands
Beste %client-name-attention%,
Uit onze administratie is gebleken dat %document-type% met nummer %document-number% na onze eerste herinnering nog steeds niet door u is voldaan. De betalingstermijn is hiermee onaanvaardbaar overschreden.
Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend het verschuldigde bedrag van %total-remaining% alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, over te maken op onze rekening met vermelding van het %document-type%nummer.
Indien uw betaling dit schrijven heeft gekruist, dan kunt u deze herinnering negeren. Wij hebben een kopie van de betreffende %document-type% meegestuurd.
Met vriendelijke groet,
%sender-name%
Frans
Monsieur, Madame,
Notre administration a montré que la facture avec numéro %document-number% n’est toujours pas respecté par vous après notre premier rappel. Le délai de paiement a donc été dépassé de manière inacceptable.
Nous vous prions de bien vouloir transférer le plus rapidement possible, mais au plus tard dans un délai de 5 jours ouvrables, le montant dû de %total-remaining% sur notre compte en indiquant le numéro de facture.
Si votre paiement a croisé cette lettre, vous pouvez ignorer ce rappel. Nous avons envoyé une copie de la facture concernant.
Bien cordialement,
%sender-name%
Engels
Dear %client-name-attention%
Our administration has shown that invoice with invoice number %document-number% has still not been paid by you after our first reminder. The payment term has therefore been unacceptably exceeded.
We kindly but urgently request you to transfer the amount owed of %total-remaining% as soon as possible, but within 5 working days at the latest, to our account, stating the invoice number.
If your payment has crossed this letter, you can ignore this reminder. We have added a copy of the relevant invoice in attachment.
Best regards,
%sender-name%
Reminder (interest)
Nederlands
Beste %client-name-attention%,
Ondanks eerdere herinneringen hebben wij uw betaling van %document-type% %document-number% nog niet mogen ontvangen.
Wij verzoeken u met klem het verschuldigde bedrag van %total-remaining% onmiddellijk en uiterlijk binnen 5 dagen over te maken op onze rekening onder vermelding van het %document-type%nummer.
Mocht uw betaling wederom uitblijven, dan zijn wij genoodzaakt het factuurbedrag te verhogen met de wettelijke rente.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail negeren.
Met de meeste hoogachting,
%sender-name%
Frans
Monsieur, Madame,
Malgré les rappels précédents, nous n’avons pas encore reçu votre paiement de facture %document-number%.
Nous vous prions instamment de virer immédiatement et au plus tard dans les 5 jours sur notre compte le montant dû pour de %total-remaining% en indiquant le numéro de facture.
Si votre paiement n’est pas effectué à nouveau, nous sommes obligés d’augmenter le montant de la facture du taux d’intérêt légal.
Si le montant a été transféré entre-temps, vous pouvez ignorer cet e-mail.
Veuillez agréer, Monsieur, Madame, l’assurance de ma considération distinguée,
%sender-name%
Engels
Dear %client-name-attention%
Despite previous reminders, we have not yet received your payment of invoice %document-number%.
We urge you to transfer the amount due of %total-remaining% immediately and at the latest within 5 days to our account, stating the invoice number.
Should you again fail to pay, we will be obliged to increase the invoice amount by the statutory interest rate.
If the amount has already been transferred, you can ignore this e-mail.
Sincerely,
%sender-name%
Final Notice (Debt Collection)
Nederlands
Beste %client-name-attention%,
Ondanks eerdere herinneringen hebben wij uw betaling van %document-type% %document-number% nog niet mogen ontvangen.
Wij verzoeken u met klem het verschuldigde bedrag van %total-remaining% onmiddellijk en uiterlijk binnen 5 dagen over te maken op onze rekening onder vermelding van het %document-type%nummer.
Indien wij het vervallen bedrag niet binnen 7 dagen ontvangen hebben zijn wij genoodzaakt de vordering definitief uit handen te geven.
U zult aansprakelijk worden gesteld voor alle daaruit voortvloeiende renten en incassokosten. Maar wij vertrouwen erop dat u het niet zo ver zal laten komen.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail negeren.
Met de meeste hoogachting,
%sender-name%
Frans
Monsieur, Madame,
Malgré les rappels précédents, nous n’avons pas encore reçu votre paiement de facture %document-number%.
Nous vous prions instamment de virer immédiatement et au plus tard dans les 5 jours sur notre compte le montant dû pour de %total-remaining% en indiquant le numéro de facture.
Si nous n’avons pas reçu le montant dû dans les 7 jours, nous sommes obligés de renoncer définitivement à la créance.
Vous serez tenu responsable de tous les intérêts et frais d’encaissement qui en résultent. Mais nous espérons que vous empêcherez une telle situation.
Si le montant a été transféré entre-temps, vous pouvez ignorer cet e-mail.
Veuillez agréer, Monsieur, Madame, l’assurance de ma considération distinguée,
%sender-name%
Engels
Dear %client-name-attention%
Despite previous reminders, we have not yet received your payment of invoice %document-number%.
We urge you to transfer the amount due of %total-remaining% immediately and at the latest within 5 days to our account, stating the invoice number.
If we have not received the amount due within 7 days, we are obliged to hand over the claim definitively.
You will be held liable for all resulting interest and collection costs. However, we trust that you will not allow this to happen.
If the amount has already been transferred, you can ignore this e-mail.
Sincerely,
%sender-name%