Om van start te gaan met de bankfunctie, ga je via het hoofdmenu naar Modules.
Hier vind je een overzicht van alle beschikbare functies binnen EenvoudigFactureren. Zoek de Bank-functie op en klik op Activeren.
Zodra de bankfunctie is geactiveerd, verschijnt er een nieuw menu-item “Bank” in je navigatiebalk. Vanaf hier kun je aan de slag met het instellen van je bankkoppeling.
Je hebt de keuze uit verschillende methodes om je bankverrichtingen automatisch in te laden. Wij ondersteunen meerdere integraties, waaronder:
Onze eigen rechtstreekse bankkoppeling
Codabox
Ponto
Afhankelijk van jouw voorkeur en bankinstellingen kies je de optie die het beste bij je past. Eenmaal gekoppeld, worden je verrichtingen automatisch en veilig in je account ingeladen.
Ophalen Bankverrichtingen
Banktransacties worden automatisch opgehaald en slim gekoppeld aan bijpassende facturen.
Tip: Verwacht je een betaling die nog niet zichtbaar is? Klik op ‘Ophalen bankverrichtingen’ om het inleesproces direct handmatig te starten. Zo hoef je niet te wachten tot de automatische synchronisatie.
Bankbestanden inlezen
Heb je geen automatische koppeling, of wil je verrichtingen manueel toevoegen? Dan kun je ook bankbestanden rechtstreeks importeren.
Via de knop “Importeren” in het bankoverzicht kun je eenvoudig een bankbestand opladen. Je kiest daarbij:
Het bestandstype (zoals CODA, MT940 , CSV)
De juiste bankrekening binnen je account
Optioneel: of het systeem ook in andere gekoppelde accounts mag zoeken naar bijpassende documenten
Nadat je het bestand selecteert en op Importeren klikt, worden de verrichtingen ingeladen en kun je ze net zoals bij een automatische koppeling toewijzen aan facturen of uitgaven.
Handmatige verrichtingen aanmaken
Naast automatische import of upload van bankbestanden, is het ook mogelijk om een bankverrichting manueel aan te maken. Dit is handig bij uitzonderlijke situaties of wanneer je een specifieke betaling snel wil registreren.
Om een handmatige verrichting toe te voegen:
Ga naar het menu Bank.
Klik op Nieuwe verrichting > Handmatige bankverrichting.
Vul de volgende gegevens in:
Bedrag
Datum
Bankrekening
Tegenpartij (naam of IBAN)
Mededeling (optioneel, bijvoorbeeld gestructureerde mededeling)
Klik op Aanmaken of Volgende om verder te gaan.
De manuele verrichting wordt vervolgens opgenomen in je bankoverzicht, waar je ze net zoals andere verrichtingen kunt koppelen aan facturen, uitgaven of andere boekingen.
Automatisch toewijzen
Via ‘Meer acties’ kun je kiezen voor ‘Automatisch toewijzen’. Dit is vooral handig wanneer er meerdere bankverrichtingen op ‘niet herkend’ staan.
Het systeem zal dan proberen om alle openstaande verrichtingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen, op basis van beschikbare gegevens zoals bedrag, factuurnummer , gestructureerde mededeling.
Statusoverzicht van bankverrichtingen
Zowel uitgaande verkoopfacturen als inkomende aankoopfacturen in EenvoudigFactureren worden afgepunt. Zodra bijhorende bankverrichtingen zijn ingelezen, wordt de afpunting automatisch uitgevoerd, op voorwaarde dat de gegevens (zoals bedrag en referentie) overeenkomen.
Gekoppeld
De bankverrichting is succesvol gekoppeld aan de juiste factuur. Alle benodigde gegevens, zoals bedrag en referentie, komen overeen.
Niet herkend
De bankverrichting kon niet automatisch worden herkend. Mogelijke oorzaken zijn een afwijkend bedrag, een ontbrekend of foutief factuurnummer, of een onjuiste gestructureerde mededeling.
Te koppelen
De verrichting werd wel herkend, bijvoorbeeld op basis van factuurnummer of klantgegevens, maar is op dit moment nog niet gekoppeld aan een specifieke factuur.
Ontvang je een betaling van een klant waarvoor nog geen factuur is? Je kunt de transactie alvast koppelen aan de klant en later gebruiken.
Zoeken naar bankverrichtingen
Binnen de bankmodule van EenvoudigFactureren kun je nu razendsnel en gericht zoeken dankzij de geavanceerde zoekfunctie. Via het zoekveld bovenaan het scherm filter je bankverrichtingen op basis van diverse criteria, waaronder:
- Bedrag: kleiner dan, groter dan of tussen twee waarden
- Datum: zoek verrichtingen binnen een bepaalde periode
- Type betaling: ontvangen of uitgaand
- Bankrekening: filter op specifieke gekoppelde rekeningen
- Bron, klant of leverancier: snel zoeken op naam of tegenpartij of koppeling
Deze uitgebreide zoekopties maken het mogelijk om snel specifieke transacties te vinden, bijvoorbeeld alle betalingen onder €500 of alle ontvangen betalingen in een bepaalde maand. Zo houd je optimaal overzicht, zelfs bij een grote hoeveelheid verrichtingen.
Bankverrichting koppelen aan een document, relatie of externe partij
Zodra een bankverrichting is ingelezen of manueel is toegevoegd, kun je deze toewijzen aan het juiste onderdeel in je administratie. Je hebt daarbij drie opties:
? Document
Koppel de betaling rechtstreeks aan een bestaand document, zoals een factuur of creditnota. Het systeem toont automatisch een lijst van beschikbare documenten die overeenkomen met het bedrag of de tegenpartij.
? Relatie
Als er nog geen concreet document beschikbaar is, kun je de verrichting ook koppelen aan een klant of leverancier. Dit is nuttig wanneer je de betaling alvast wil registreren, maar het juiste document nog moet aanmaken of koppelen op een later moment.
? Extern
Voor transacties die niet aan een document of relatie gekoppeld hoeven te worden — zoals een privé-opname, bankkosten of een losse storting kies je voor de optie Extern. Je kunt hier vrij invullen waarvoor de verrichting bestemd is.
Export naar Excel
Wil je je gegevens extern analyseren of archiveren? Exporteer eenvoudig je bankverrichtingen naar Excel.
Vreemde valuta
Wanneer je een betaling ontvangt in een andere valuta dan euro, detecteert EenvoudigFactureren dit automatisch (indien beschikbaar in het bankbestand of bij manuele input).
De betaling wordt dan omgerekend naar euro, met inachtneming van de wisselkoers op het moment van de transactie. Op basis daarvan wordt de juiste eurowaarde gekoppeld aan je factuur of uitgave