Soms kan het nodig zijn om een creditnota aan te maken als correctie op een doorgestuurde factuur.
Een creditnota kan je aanmaken vanuit een bestaande factuur of zonder dat je een bestaande factuur hebt aangemaakt via ons platform. (dit kan bijvoorbeeld indien de factuur die je crediteert nog niet werd aangemaakt langs ons). Zowel de volledige of de gedeeltelijke creditering van een factuur kan op dezelfde werkwijze uitgevoerd worden.
Vanuit bestaande factuur
Om een creditnota aan te maken vanuit een bestaande factuur ga je naar de desbetreffende factuur en klik je op “Document maken” > “Creditnota”.
Door hierop te klikken ga je naar het scherm “Nieuwe creditnota” met hierop een kopie van de gegevens van de originele factuur. Zoals je zal merken werden alle bedragen negatief gemaakt.
Indien je de factuur wenst te crediteren kan je onmiddellijk op “Creditnota aanmaken” klikken of bij een gedeeltelijke creditering pas je de creditnota aan waar nodig.
In het notitie-veld van de factuur werd de vermelding toegevoegd “BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin …” met vermelding van de oorspronkelijke factuur zodat de creditnota wettelijk in orde is.
Eénmaal de creditnota werd aangemaakt kan je deze doorsturen naar jouw klant net zoals een gewone factuur.
Een creditnota afdrukken en versturen met een negatief bedrag
Bij afdruk van een creditnota worden de bedragen positief afgedrukt. Dit is in België de meest gebruikte manier om een creditnota af te drukken.
Het afdrukken van een creditnota met negatieve bedragen wordt echter ook vaak gebruikt.
Als je de bedragen daarom liever negatief op de creditnota plaatst, kan je deze aanpassen via "Instellingen" > "Geavanceerd"
Daarna "Creditnota met positive bedragen afdrukken" uitvinken.
Zonder bestaande factuur
Om een creditnota aan te maken zonder dat je een bestaande factuur op EenvoudigFactureren hebt, klik je bovenaan op Plus en dan op Creditnota.
Selecteer een klant of maak een nieuwe klant aan en ga dan naar het scherm “Nieuwe creditnota”. Hier kan je de creditnota opmaken net zoals je een factuur zou aanmaken.
De bedragen die je ingeeft moeten wel steeds negatief zijn. Dus indien je een creditnota aanmaakt waarbij er 100 € wordt worden terugbetaald, moet het totaalbedrag van de creditnota “-100 €” bedragen. Een creditnota met een positief bedrag wordt automatisch omgezet naar een factuur.
Vergeet niet om in het notitie-veld een correcte wettelijk wijziging toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.
Creditnota opgemaakt voor de volledige creditering van factuur “factuur-nummer”
Nummering creditnota's
Net als bij een factuur krijgt elke creditnota automatisch een oplopend uniek nummer toegekend. De nummering van jouw creditnota volgt deze van de facturen. Er is dus geen afzonderlijke nummering van jouw creditnota’s voorzien. Nadien is de creditnota dan ook te raadplegen langs het factuuroverzicht.
Afboeken creditnota's
Automatisch afboeken
Na aanmaak van een creditnota zal er automatisch worden geprobeerd om de creditnota af te boeken op een openstaande factuur. Indien dit mogelijk is zal u hiervan een melding ontvangen om de afboeking te bevestigen.
Na bevestiging zullen de creditnota en de originele factuur worden afgeboekt door bij beide een betaling te registreren met betaalwijze “Interne tegenboeking”.
Manueel afboeken
Als het niet mogelijk is om een creditnota automatisch af te boeken zal je merken dat deze nog open staat en dus terug te vinden is in de lijst met Openstaande facturen. Indien de originele factuur nog niet werd betaald zal deze ook terugvinden in de lijst met Openstaande facturen.
Een creditnota kan je net zoals bij een factuur betaald zetten éénmaal het bedrag van de creditnota werd teruggestort naar de klant. Tijdens de betaling geef je een negatief bedrag in.
Indien er geen betaling moet worden uitgevoerd omdat de originele factuur geheel of gedeeltelijk nog niet werd betaald kan je zowel voor de creditnota als de originele factuur een betaling uitvoeren voor het totaalbedrag van de creditnota. Als betaalwijze geeft je dan mee “Interne tegenboeking” en bij de betalingsnotitie bij de originele factuur geef je dan bijvoorbeeld mee “Creditnota aangemaakt”.
