Van jouw account op ons platform wordt dagelijks automatisch een back-up genomen. Zo ben je zeker dat je geen gegevens kan verliezen.
Echter kan het handig zijn om ook zelf een back-up te nemen van deze gegevens. Er zijn verschillende manieren voorhanden om een back-up aan te maken.
Back-up account
Door een volledige back-up van jouw account te nemen worden alle gegevens van dat account gedownload zodat je deze op een later tijdstip kan terugzetten. Deze back-up kan je terugzetten voor jouw huidige account (bestaande gegevens worden overschreven) of voor een nieuw account (de gegevens worden overgezet naar het nieuw account).
Bij het aanmaken van een back-up worden alle gegevens verzameld en kan je deze als ZIP-bestand downloaden.
Dit back-up bestand is dus voornamelijk bedoeld om jouw account op een later tijdstip terug te zetten maar kan ook worden gebruikt om jouw gegevens te converteren naar een ander formaat om op te laden in andere software. Een back-up bestand bevat echter niet de (afgedrukte) PDF-bestanden van jouw facturen en andere documenten.
Volgende gegevens worden opgenomen in de back-up:
- Klanten
- Documenten (facturen, offertes, kasticketten, bestelbonnen, leveringsbonnen)
- Abonnementen
- Artikelen
- Layouts
- Grootboekrekeningen
- Gebeurtenissen
Deze gegevens worden niet opgenomen in de back-up en moet je bij overzetten naar een nieuwe account dus manueel overzetten:
- Instellingen
- Gebruikers (Toegangsbeheer)
- Modules
- Notificaties (kunnen niet worden overgezet)
Opgelet! Zijn er eigen velden toegevoegd via Instellingen > Geavanceerd > Standaard velden voeg deze dan ook toe aan de nieuwe account voordat je de back-up oplaad. Zo niet zullen deze gegevens verloren gaan.
Om een back-up bestand aan te maken ga je naar “Account” > “Back-up account” en klik je op “Aanmaken back-up bestand”. Het is aan te raden om geen gegevens te wijzigen terwijl het back-up bestand wordt aangemaakt. Download het back-up ZIP-bestand en houd deze op een veilige plaats bij.
Om een back-up terug te zetten ga je opnieuw naar “Account” > “Back-up account” en selecteer je het back-up bestand. Klik op “Terugzetten back-up” om het terugzetten op te starten. Het is aan te raden om geen gegevens te wijzigen terwijl de back-up wordt teruggezet.
Opgelet! Bij het terugzetten van de back-up worden alle bestaande gegevens van jouw account overschreven (behalve instellingen, gebruikers en modules).
Ook de gebeurtenissen van de tijdlijn worden overschreven. Elke gebeurtenis is gekoppeld aan de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd; deze gebruiker kan je per gebeurtenis bijv. ook terugvinden in de tijdlijn onderaan de factuur. Bij het terugzetten van de back-up zullen gebeurtenissen worden gekoppeld aan de correcte gebruiker in zoverre de originele gebruiker (nog steeds) toegang heeft tot de account. Wordt de back-up teruggezet naar een andere account met andere gebruikers of heeft de originele gebruiker niet langer toegang tot de account dan worden de gebeurtenissen gekoppeld aan de gebruiker die de back-up uitvoert.
Bij het terugzetten van een back-up zijn er 2 opties voor geavanceerd gebruik:
- Gegevens toch vervangen indien deze fouten bevatten: Als het back-up bestand foutieve gegevens bevat (bijv. een klant heeft geen naam) zal de back-up worden afgebroken. Door deze optie te activeren zullen deze fouten genegeerd worden en worden de gegevens die correcte informatie bevatten toch toegevoegd. Door deze optie te activeren kunt u dus mogelijks slechts een gedeeltelijke back-up terugzetten.
- De nieuwe gegevens enkel toevoegen en de bestaande gegevens NIET overschrijven: De bestaande gegevens van de account zullen niet worden verwijderd maar de gegevens uit het back-up bestand zullen enkel worden toegevoegd. Deze optie kunt u gebruiken als u de gegevens van 2 accounts wenst samen te voegen. Zorg ervoor dat er geen dubbele factuurnummering wordt gebruikt of het terugzetten van de back-up zal falen.
Opmerking: Faalt het terugzetten van een back-up dan worden er geen gegevens aangepast. In dit geval zullen dus zowel alle bestaande gegevens van de account intact blijven alsook zullen geen gedeeltelijk nieuwe gegevens worden toegevoegd.