Qu'est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL est un protocole et un réseau pour l'échange sécurisé de factures entre les entreprises et les gouvernements à travers l'Europe en temps réel. C'est donc en fait une meilleure alternative que l'envoi de factures par e-mail ou par courrier.
PEPPOL est déjà largement utilisé par les gouvernements et les grandes entreprises. Par exemple, l'utilisation de PEPPOL est même obligatoire lors de l'envoi de factures aux institutions gouvernementales belges! Naturellement, nous voulons nous assurer que les petites entreprises puissent également bénéficier de ce réseau. C'est pourquoi PEPPOL est entièrement intégré à votre forfait de facturation préféré.
Le destinataire des factures doit être connecté au réseau PEPPOL pour recevoir ces factures. Si l'entreprise ou les institutions gouvernementales ne peuvent pas recevoir de factures via PEPPOL, vous recevrez une notification de notre part lors de l'envoi de la facture.
Les avantages de PEPPOL
L'envoi de factures via PEPPOL présente des avantages importants par rapport aux méthodes classiques :
Les e-mails peuvent se retrouver dans les dossiers de courrier indésirable ou vous pouvez utiliser une adresse e-mail incorrecte. La facture est envoyée via PEPPOL via le numéro de TVA du client.
Vous et le client recevrez une confirmation lorsque la facture aura été envoyée avec succès.
Les factures sont envoyées par voie électronique (UBL/e-fff) afin qu'elles puissent être traitées automatiquement par votre client.
Envoyez votre première facture via PEPPOL
L'envoi d'une facture via PEPPOL est très simple. Nous passons par les étapes nécessaires.
Vous n'avez pas encore de compte sur notre système de facturation? Aucun problème. Vous pouvez créer un nouveau compte en quelques clics pour envoyer des factures via PEPPOL.
Chaque nouveau compte reçoit automatiquement une période d'évaluation gratuite et sans obligation de 30 jours qui vous donne la possibilité d'envoyer des factures via PEPPOL. Après la période d'évaluation, vous pouvez choisir de prolonger votre abonnement. Cette prolongation ne sera effectuée qu'avec votre accord explicite. La création d'un nouveau compte est donc toujours totalement sans engagement !
Connecté à votre compte, il est important que les détails de votre entreprise soient correctement configurés. Ces données sont envoyées avec PEPPOL.
Pour ce faire, ouvrez la page "Paramètres".
Et remplissez les détails de votre entreprise. Votre IBAN et votre BIC doivent également être ajoutés afin que ces données puissent être envoyées via PEPPOL.
Pour envoyer une facture via PEPPOL, vous devrez activer le module « PEPPOL / eInvoicing ». Allez sur la page "Liens".
Au niveau des liens, vous activez le module "PEPPOL / eInvoicing" en cliquant sur "Configurer le lien".
Pour pouvoir envoyer via PEPPOL via notre logiciel, vous devez d'abord activer votre entreprise chez PEPPOL. Pour cela, saisissez les coordonnées de votre entreprise et ajoutez un scan du recto de la carte d'identité d'un représentant légal de l'entreprise (par exemple le gérant). Une fois soumises, ces informations seront vérifiées. Cela peut prendre plusieurs jours.
Lors de la vérification, un processus KYC (Know Your Customer) est complété. Celle-ci vise à garantir l'intégrité et à vérifier l'identité des différentes parties prenantes d'une entreprise (clients-fournisseurs-partenaires).
Pour passer par le processus KYC, une photo du recto de la carte d'identité électronique belge du Représentant légal enregistrant la Société doit être ajoutée.
Important: Représentant légal = le Représentant légal inscrit comme tel au Moniteur belge.
Passez par l'assistant pour soumettre les détails de votre entreprise.
Cela peut prendre quelques jours avant que l'activation de votre entreprise ne devienne active, mais vous pouvez maintenant créer votre première facture. Accédez à l'aperçu de la facture et cliquez sur « Créer ».
Si votre client n'a pas encore été ajouté, vous pouvez le créer immédiatement en entrant le nom ou le numéro de TVA.
Complétez les détails du client et cliquez sur "Créer" pour créer le client.
Maintenant que le client a été créé, vous pouvez créer la facture. Pour ce faire, ajoutez les lignes de facture nécessaires et cliquez sur "Créer une facture" en bas.
La facture a été créée et peut être envoyée via PEPPOL. Cliquez sur "Envoyer" en haut de la facture.
Attention! Si l'activation de votre entreprise sur PEPPOL n'est pas encore terminée, vous devez encore attendre pour envoyer la facture.
Toutes nos félicitations! Votre première facture via PEPPOL a été envoyée. Au bas de la facture, vous pouvez suivre l'état de votre facture dans la chronologie. Vous recevrez également souvent une confirmation automatique par e-mail une fois la facture acceptée par le client.
Astuce! Vous pouvez également ajouter le numéro de bon de commande à la facture à l'avance. De cette façon, vous ne l'oublierez pas lors de l'envoi de la facture. Pour ajouter le numéro de bon de commande, vous pouvez l'ajouter en tant que nouveau champ standard via "Paramètres" > "Avancé" > "Champs standard". Ajoutez un nouveau champ où la « Signification spécifique » est définie sur « Numéro de bon de commande (PEPPOL) ». Activez ce champ pour les factures.
Expédition via numéro de TVA, numéro d'entreprise ou GLN
Par défaut, les factures sont envoyées via PEPPOL via le numéro de TVA ou le numéro d'entreprise du client. Le client s'enregistre sur le réseau PEPPOL avec son numéro de TVA ou son numéro d'entreprise afin de savoir où les factures peuvent être reçues.
Si le client n'a pas de numéro de TVA ou de numéro d'entreprise, un numéro PEPPOL spécifique appelé GLN peut également être utilisé. Le GLN est un code unique qui identifie le client dans le réseau PEPPOL.
Pour définir le numéro GLN d'un client, vous pouvez l'ajouter en tant que données client. Pour ce faire, ajoutez un nouveau champ standard où la « Signification spécifique » est définie sur « GLN (PEPPOL) ». Allez dans "Paramètres" > "Avancé" et ajoutez le champ. N'oubliez pas de sauvegarder les paramètres personnalisés.
Après avoir ajouté le nouveau champ standard, vous pouvez ajouter le numéro GLN aux données client et envoyer la facture via PEPPOL.
De la même manière, vous pouvez également saisir le numéro de la chambre de commerce néerlandaise ou de l'OINO néerlandais ou le numéro d'organisation norvégien.
Messages d'erreur courants
Le compte de numéro de TVA n'est pas valide: Lors de l'envoi de la facture électronique, certaines validations sont effectuées. Ceci vérifie si les détails de votre entreprise ont été saisis correctement. Ajustez les détails de votre entreprise via « Paramètres » > « Détails de l'entreprise ».
fichier : [BR-S-08]-Pour chaque valeur différente du taux de catégorie de TVA (BT-119)… : Cette erreur assez cryptique peut se produire lorsqu'une facture est envoyée avec un escompte financier. Selon le format de facture électronique attendu par votre client, les factures avec une remise financière ne peuvent pas être reçues. Si vous obtenez ce message d'erreur, supprimez la remise financière de la facture.
Le pays 'Belgique' est invalide : Lors de l'envoi des factures électroniques, l'adresse du client est validée. Si le pays a été spécifié sous forme de texte et qu'il n'est pas possible de savoir de quel pays il s'agit, ce message d'erreur s'affichera.
fichier : [BR-27] - Le prix net de l'article (BT-146) ne doit PAS être négatif : les lignes de facture avec un total négatif ne sont pas autorisées via PEPPOL (sauf pour les notes de crédit où toutes les lignes de facture doivent être négatives).
Saviez-vous?
Votre facture annuelle de SimpelInvoice sera désormais également envoyée via PEPPOL si vous êtes connecté au réseau PEPPOL ?!
Vous pouvez désormais également envoyer des factures par le Réseau Chorus français qui est également connecté au réseau PEPPOL.